Optymalizacja wpłaty na PFRON — jak obniżyć koszty PFRON?

Będąc pracodawcą, z pewnością zetknąłeś się z różnymi kosztami, wynikającymi z prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Jednym z nich jest tzw. składka na PFRON. Czyli obowiązkowa miesięczna wpłata od pracodawców na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Celem nadrzędnym Funduszu jest wzrost aktywności zawodowej osób z niepełnosprawnością. Stąd wynika tzw. kara dla pracodawców, którzy nie zatrudniają osób z orzeczeniem. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych jednocześnie wspiera finansowo przedsiębiorstwa, które tworzą  stanowiska pracy dla pracowników niepełnosprawnych. 

Optymalizacja wpłaty na PFRON to inaczej redukcja kosztów. Są różne rozwiązania, aby zredukować obciążenia. Czy wiesz, jak możesz wprowadzić je do swojej firmy? Podpowiemy Ci, jak tego dokonać i jak realnie zwiększyć oszczędności. Znajdziesz tu odpowiedź na pytania: kto i kiedy wpłaca kary do Funduszu. Dowiesz się skąd pozyskać odpis na PFRON i kiedy możesz ją wykorzystać w rozliczeniach z funduszem.

Redukcja wpłat na PFRON

Obowiązek miesięcznych wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych istnieje, gdy pracodawca nie osiąga tzw. wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Wiąże się to z kosztami dla firmy. Bywa, że dla przedsiębiorstwa składka do Funduszu jest uciążliwa. Z tego względu, że nie są to małe kwoty.

Istnieją jednak sposoby uzyskania optymalizacji kosztów PFRON. Wiedza o tym konieczna jest zarządzających własnym biznesem i poszukującym metod na generowanie oszczędności.

Ustalanie obowiązku wpłat na PFRON, czyli kogo dotyczy składka?

Obowiązkowych miesięcznych wpłat na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych dokonują pracodawcy, którzy zatrudniają w swojej firmie co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Przy czym nie osiągają wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie 6%. Składka dotyczy zatem tych, którzy nie zatrudniają pracowników z orzeczeniem.

Jeśli w swojej firmie zatrudniasz powyżej 25 osób, a wśród nich nie ma żadnej niepełnosprawnych, to  jesteś zobowiązany do miesięcznej wpłaty PFRON.  Musisz ją opłacić do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstało zobowiązanie. W zależności od liczby zatrudnionych pracowników niepełnosprawnych i ogólnego stanu zatrudnienia ustala się wysokość składek.

Wskaźnik zatrudnienia — co to oznacza?

Wskaźnik zatrudnienia pracowników z orzeczeniem to pojęcie, z którym spotykasz się przy ustalaniu obowiązku wpłaty PFRON. Pokazuje, jaki procent załogi w danym miesiącu stanowią osoby z niepełnosprawnością. Osiągnięcie wskaźnika 6% decyduje o zwolnieniu z obowiązkowych kar. Jeśli w danym miesiącu osiągniesz poziom zatrudnienia 6%, zostajesz zwolniony z wpłaty na Fundusz.

Jakich instytucji dotyczy obniżony wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych?

Nowelizacja ustawy o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych z 2018 r. określa placówki, które już po osiągnięciu wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością na poziomie 2% zostają zwolnione z kar na PFRON. Należą do nich:

• publiczne i niepubliczne uczelnie wyższe,
• szkoły,
• publiczne i niepubliczne przedszkola i inne formy wychowania przedszkolnego, np. punkty przedszkolne czy kluby dziecięce,
• placówki opiekuńczo-wychowawcze,
• placówki terapeutyczne,
• interwencyjne ośrodki preadopcyjne.

Kto jest zwolniony z wpłaty PFRON?

Zobowiązanie przekazywania środków na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych nie dotyczy:

• firm zatrudniających mniej niż 25 osób,
• tych, którzy prowadzą działalność będącą w trakcie likwidacji lub firm w trudnej sytuacji ekonomicznej i co do których ogłoszono upadłość.
• publicznych i niepublicznych jednostek organizacyjnych niedziałających w celu osiągnięcia zysku, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi,
• jednostek, których działalność nie jest skierowana na osiągnięcie zysków tj. DPS, hospicjów lub zakładów opiekuńczo-leczniczych.
• placówek dyplomatycznych, urzędów konsularnych, przedstawicielstwa i misji zagranicznych.

Ile wynosi wpłata do optymalizacji PFRON?

Wysokość składek stanowi iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia (w wysokości 6% lub 2%) a rzeczywistym stanem ich zatrudnienia. Oznacza to, że obliczając wysokość kwoty należnej Funduszowi w danym miesiącu, musisz wziąć pod uwagę takie czynniki jak:

• wielkość aktualnego zatrudnienia w firmie,
• wskaźnik zatrudnienia niepełnosprawnych,
• wysokość aktualnego przeciętnego wynagrodzenia.

Wpłatę na PFRON powinno się obliczać z poniższego wzoru:

K = 0,4065 x PW x [(ZOG x 0,06) – ZON)]

gdzie:

• K – kwota wpłaty,
• PW – przeciętne wynagrodzenie,
• ZON – stan zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych w przeliczeniu na całkowity wymiar czasu pracy (z danego miesiąca – etaty),
• ZOG – stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (j.w.).

Reasumując, podstawowym kryterium obowiązkowego miesięcznego obciążenia jest wskaźnik zatrudnienia niepełnosprawnych w firmie. Osiągając ten wskaźnik, możesz obniżyć koszty PFRON lub całkowicie je zredukować.

Wysokość wpłaty możesz łatwo obliczyć, wykorzystując nasz kalkulator PFRON.

Optymalizacja PFRON – jakie są deklaracje i do kiedy należy je składać?

Będąc zobowiązanym do obciążeń PFRON składasz deklarację do funduszu drogą elektroniczną w systemie e-PFRON2 do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstało zobowiązanie składek. Dokument stanowi podstawę w rozliczeniach z Funduszem Rehabilitacji. Jest sporządzany w ujęciu miesięcznym i rocznym.

Przedsiębiorca, który w danym roku dokonywał minimum jednej wpłaty do PFRON z tytułu nieosiągnięcia wskaźnika zatrudnienia musi złożyć deklarację roczną: DEK-R. Składasz ją do 20 stycznia roku następnego po roku, w którym powstało zobowiązanie. Przykładowo deklarację za 2022 r. składasz do 20 stycznia 2023 r. Podmioty zwolnione z opłat składają do Funduszu odpowiednio informację roczną INF2.

Pracodawca składa również do PFRON deklaracje miesięczne do 20 dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym powstał ten obowiązek. Przykładowo, deklarację za listopad 2022 r. składasz do 20 grudnia 2022 r.

Rodzaje deklaracji miesięcznych:

• DEK-I-A składana jest, jeśli firma nie osiąga wskaźnika zatrudnienia 6%, jest jednostką państwową, budżetową samorządową jednostką organizacyjną, zakładem budżetowym, gospodarstwem pomocniczym, instytucją zajmującą się statutowo ochroną dóbr kultury.
• DEK-I-b składana jest, jeśli firma nie osiąga wskaźnika zatrudnienia niepełnosprawnych 2%, jest publiczną lub niepubliczną uczelnią, szkołą, placówką opiekuńczo-wychowawczą lub resocjalizacyjną, lub inną jednostką określoną w ustawie, zobowiązaną do osiągnięcia wskaźnika zatrudnienia na poziomie 2%.
• DEK-I-0 składana, jeśli firma nie osiąga wskaźnika zatrudnienia 6% i nie jest przedsiębiorstwem wymienionych w innych deklaracjach.
• DEK-I-u, czyli deklaracja korzystania z obniżenia. Stanowi załącznik do deklaracji miesięcznych.
• DEK-Z, czyli deklaracja ewidencyjna składana jest, jeśli pracodawca rejestruje się w PFRON jako zobowiązany do miesięcznych wpłat na fundusz lub jeśli zmienił dane ewidencyjne firmy.

Przedsiębiorstwo, które osiągnie wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, składa informację roczną lub miesięczną, która stanowi podstawę w rozliczeniach z PFRON. Są to:

• INF-1, czyli miesięczna informacja o zatrudnieniu, kształceniu lub działalności na rzecz niepełnosprawnych. Składana jest, jeśli firma osiąga poziom zatrudnienia 6% lub 2%, w zależności od branży, co określa ustawa.
• INF-2, czyli informacja roczna o zatrudnieniu, kształceniu lub działaniu na rzecz osób z niepełnosprawnością. Składana jest, jeśli pracodawca w ciągu roku kalendarzowego powinien złożyć przynajmniej jedną informację INF-1.
• INF-U, czyli informacja o kwocie obniżenia. Wystawiana jest przez pracodawcę, który jest upoważniony do wystawiania informacji o kwocie obniżenia dla innych przedsiębiorców, która upoważnia go do skorzystania z ulgi.
• INF-I-U, czyli informacja o wystawieniu informacji o kwocie obniżenia. Składana jest, jeśli przedsiębiorstwo wystawiło w ciągu miesiąca sprawozdawczego przynajmniej jedną informację o kwocie obniżenia do PFRON.
• INF-Z, czyli informacja ewidencyjna. Składana jest, jeśli przedsiębiorca rejestruje się jako zwolniony z wpłat lub jeśli zmienił dane ewidencyjne firmy.

Unikanie wpłat na PFRON poprzez ograniczanie stanu zatrudnienia

Bywa tak, że pracodawcy, chcąc uniknąć dodatkowych obciążeń celowo, nie zatrudniają nowych pracowników. Nie osiągają więc ogólnego stanu zatrudnienia, który decyduje o powstaniu obowiązku miesięcznej wpłaty na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Faktycznie unikają w ten sposób dodatkowych kosztów.

Czy to właściwe rozwiązanie dla Twojej firmy? Pomijamy aspekt etyczny niepozostawania w stosunku pracy z pracownikami, którzy regularnie wykonują prace dla firmy, bazując wyłącznie na podstawie umowy zlecenia. W dalszej perspektywie to rozwiązanie nie będzie nadal dla ciebie korzystne. Zahamujesz rozwój firmy i ograniczysz jej możliwości. Zatrudniając osobę niepełnosprawną, możesz zyskać równie solidnego i dobrego pracownika, jak pozostali.

Optymalizacja wpłaty na PFRON a obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych

Istnieje grupa schorzeń, które zalicza się do tzw. schorzeń szczególnie utrudniających wykonywanie pracy, do których zalicza się:

• chorobę Parkinsona,
• stwardnienie rozsiane
• paraplegię, tetraplegię, hemiplegię,
• znaczne upośledzenia widzenia (ślepota) oraz niedowidzenie,
• głuchotę i głuchoniemotę,
• nosicielstwo wirusa HIV oraz choroba AIDS,
• epilepsję,
• przewlekłe choroby psychiczne,
• upośledzenie umysłowe,
• miastenię
• późne powikłania cukrzycy.

Przez zatrudnienie osoby niepełnosprawnej ze schorzeniem szczególnym, możesz obniżyć wskaźnik zatrudnienia. Jest to zgodnie z §1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie rodzaju schorzeń uzasadniających obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Optymalizacja wpłaty PFRON na podstawie zakupu u podmiotu uprawnionego do udzielania ulg

Sposobem na obniżenie poziomu składek PFRON jest zakup usług lub produkcji, z wyłączeniem handlu, od firmy uprawnionej do udzielania odpisów, inaczej ulg na PFRON. O tym, że firma jest uprawniona do odpisów, informuje swoich kontrahentów w załączonej informacji do pierwszej faktury wydanej na początku roku kalendarzowego. Bardzo często możesz dowiedzieć się o tym, czy dana firma może udzielić ci ulgi we wpłacie PFRON, zapoznając się z jej ofertą lub przeglądając stronę internetową.

Warunki otrzymania obniżenia wpłaty PFRON

Warunkami skorzystania z otrzymanej ulgi są:

• udokumentowanie zakupu fakturą,
• uregulowanie należności w wyznaczonym terminie – za datę uregulowania należności uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego nabywcy, na podstawie polecenia przelewu,
• udokumentowanie przez nabywcę uzyskanej kwoty obniżenia na podstawie wydanej informacji o kwocie obniżenia (INF-U).

Podmiot uprawniony przygotowuje i wydaje taki dokument swoim klientom po każdej terminowo opłaconej fakturze.

Warunki, jakie musi spełnić firma udzielająca odpisów PFRON

Firmy, które są uprawnione do udzielania ulg swoim kontrahentom we wpłatach na PFRON, muszą spełnić określone w ustawie warunki. Mianowicie:

• musi zatrudniać co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy
• musi zatrudniać osoby z niepełnosprawnością ze znacznym lub umiarkowanym stopniem
• zatrudnienie osób z niepełnosprawnością z umiarkowanym stopniem musi wynosić, co najmniej 30% a niepełnosprawność musi wynikać ze schorzeń specjalnych, do których należą: całościowe zaburzenia rozwoju, upośledzenie umysłowe, choroby psychiczne, epilepsja oraz osoby niewidome.

Dla celów ustalenia struktury w firmie niezbędne jest orzeczenie o stopniu niepełnosprawności zatrudnionego pracownika.

Firma musi przekazywać swoim klientom raz w roku:

• informacji o zasadach nabywania i korzystania z obniżenia wpłat,
• możliwości złożenia oświadczenia o rezygnacji z zamiaru korzystania z prawa do obniżenia wpłat, 
• możliwości odwołania się od tego oświadczenia.

Optymalizacja PFRON a przychód podmiotu uprawnionego, czyli ile wyniesie ulga

Kwotę obniżenia wpłaty wyliczana jest przez sprzedającego. Stanowi: iloczyn wskaźnika wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników sprzedającego zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności i wskaźnika udziału przychodów.

Oznacza to, że wysokość kwoty obniżenia, jaką pracodawca może odpisać ze składek na fundusz w danym miesiącu, nie zależy wyłącznie od wartości na fakturze. Wpływ na to mają takie czynniki jak:

• wymiar zatrudnienia,
• wskaźnik zatrudnienia,
• przychód firmy uprawnionej.

Mając to na uwadze, ostateczną kwotę obniżenia otrzymasz dopiero w wydanej przez podmiot informacji o kwocie obniżenia, czyli druk INF-U. Tę informację musisz uwzględnić w deklaracji DEK-I-0 składanej do funduszu.

Łączna kwota obniżenia nie może przekroczyć 50% wartości na fakturze, pomniejszoną o kwotę podatku od towarów i usług, natomiast jednorazowa ulga w danym miesiącu nie może przekroczyć 50% wysokości kary na PFRON, do której zobowiązany jest pracodawca. Jeśli uzyskasz wyższą kwotę ulgi, możesz wykorzystać ją w kolejnych miesiącach przez okres 6 miesięcy.

Zatrudnienie osób niepełnosprawnych

Jednym z najbardziej oczywistych sposobów na optymalizację PFRON jest po prostu zatrudnienie osób z niepełnosprawnością. Wysokość składki zależna jest od różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia 6% a rzeczywistym stanem ich zatrudnienia. W praktyce oznacza to zatrudnienie 2 pracowników, którzy pozwolą osiągnąć wymagany poziom.

W ten sposób nie tylko zyskujesz zwolnienie z obciążeń na PFRON i możliwość wnioskowania o dofinansowanie wynagrodzenia, ale również osoba niepełnosprawna może okazać się niezwykle solidnym i rzetelnym pracownikiem, który przyniesie mnóstwo pozytywnych wartości do firmy. Może się tak wydarzyć zarówno w przypadku pracownika z grupą o lekkim stopniu niepełnosprawności, jak i ze znacznym stopniem. Znaczenie mają umiejętności, które weryfikujesz podczas rekrutacji i doboru pracownika na określone stanowisko. Bywa, że korzyści płynące z zatrudnienia niepełnosprawnych są wyższe niż sam koszt ich zatrudnienia.

Korzyści płynące z zatrudnienia osób niepełnosprawnych

Nie ma wątpliwości, że tworzenie miejsc pracy dla osób z niepełnosprawnością daje mnóstwo korzyści, również te finansowe, które pozwalają na redukcję kar PFRON. Dla niektórych pracodawców formalności z Funduszem stanowią skomplikowaną procedurę i mogą być przeszkodą w ubieganiu się o dofinansowanie wynagrodzeń.

Optymalizacja kosztów PFRON z My Wspieramy

Nasza agencja pomaga pracodawcom w optymalizacji PFRON. Z nami zyskasz obniżenie kosztów. Możemy znaleźć dla ciebie odpowiedniego pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności, który sprosta twoim wymaganiom. Dzięki My Wspieramy wielu niepełnosprawnych, zyskało ciekawą i satysfakcjonującą pracę. Wielu przedsiębiorców zatrudniło też zmotywowanych pracowników z orzeczeniem, z których są zadowoleni.

Zajmujemy się wyborem optymalnych rozwiązań, minimalizując przy tym koszty związane z wpłatą PFRON. Dzięki dokładnej analizie wskażemy ci, jakie wyjście będzie dla ciebie najlepsze. Warto wspomnieć, że oprócz optymalizacji kosztów PFRON, zatrudniając osoby niepełnosprawne, kreujesz pozytywny wizerunek własnej firmy świadomej społecznie. W ten sposób pokazujesz, że nie straszne są dla ciebie żadne bariery i jesteś otwarty, by je przełamywać.

Podsumowanie artykułu — optymalizacja wpłaty na PFRON

Prowadząc firmę, która zatrudnia, co najmniej 25 osób jesteś zobowiązany do miesięcznej wpłaty na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Stanowi ona iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i ilości pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym stanem ich zatrudnienia.

Możesz obniżyć koszty PFRON, zatrudniając pracowników niepełnosprawnych. W ten sposób generalizujesz oszczędności, ale również dbasz o wizerunek firmy. To również może przynieść dodatkowe korzyści, czyli zyskujesz podwójnie.

Kolejnym sposobem na optymalizację PFRON jest nabycie ulgi. Gdy zakupisz usługi lub wytwory produkcji, z wyłączeniem handlu, od podmiotu uprawnionego. O tym dowiesz się z załączonej do faktury informacji. Dodatkowo o tym, że dane przedsiębiorstwo jest uprawnione do udzielania odpisów na PFRON, bardzo często informuje już w swojej ofercie lub na stronie internetowej.

Kwota obniżenia wpłaty wyliczana jest przez sprzedającego. Stanowi: iloczyn wskaźnika wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników sprzedającego, zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności i wskaźnika udziału przychodów. Ulga we wpłacie w danym miesiącu nie może przekroczyć 50% wysokości składki. Jeżeli naliczona kwota obniżenia jest wyższa, możesz ją wykorzystać w okresie 6 miesięcy, licząc od daty wystawienia informacji o kwocie obniżenia (druk INF-U). Łączna kwota obniżenia nie może przekroczyć 50% wartości na fakturze obniżonej o wysokość VAT.