Efekt zachęty od A do Z. Poradnik pracodawcy

Planujesz zatrudnić osobę z niepełnosprawnością. Oczekujesz przy tym wsparcia, by zrekompensować dodatkowe obciążenia wynikające dysfunkcji pracownika. Sprawdź, jak proces pozyskiwania pomocy regulowany jest przez prawo oraz jakie wsparcie finansowe jest możliwe. W poradniku skupiamy się na w efekcie zachęty.

Zrozumienie, co to jest efekt zachęty, jest kluczowe dla uzyskania dofinansowań płac pracowników z dysfunkcjami.

Jeśli zamierzasz ubiegać się o środki z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, powinieneś wiedzieć, jak wykazać wspomniany efekt. To właśnie spełnienie kryterium efektu zachęty otworzy przed tobą możliwość uzyskania dofinansowania wynagrodzeń pracowników z orzeczeniem. Zobacz, jakie metody można wykorzystać do jego ustalenia oraz w jakich sytuacjach przestaje on obowiązywać, co jest równie istotne dla długoterminowego planowania zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Definicja. Czym jest efekt zachęty?

Efekt zachęty jest istotny, w przypadku ubiegania się przez przedsiębiorcę o dofinansowanie wynagrodzeń z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Jako pracodawca, zanim złożysz wniosek o dofinansowanie, musisz wykazać, że zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością nie doszłoby do skutku bez pomocy zewnętrznej.

Jak to działa w praktyce?

1. Przed złożeniem wniosku, musisz przygotować obliczenia, które udowodnią efekt zachęty. Wskaże to, że wsparcie PFRON jest czynnikiem decydującym o zatrudnieniu.
2. Składając wniosek, pokazać, że bez pomocy finansowej z PFRON nie byłoby możliwe utworzenie stanowiska dla osoby niepełnosprawnej.

Przykład
Załóżmy, że zatrudniłeś nowego pracownika od 1 października. Nie domyślasz się jednak, że posiada on orzeczenie lub jest niepełnosprawny. Zgłosiłeś go więc do ZUS, jako pracownika zdrowego. 15 listopada twój nowy pracownik przynosi ci orzeczenie o stopniu niepełnosprawności. Od tej chwili musisz respektować wszelkie uprawnienia z tego tytułu. Niestety nie masz już prawa wystąpić o dofinansowanie wynagrodzenia tego pracownika, gdyż nie będziesz w stanie wykazać żadną metodą efektu zachęty.

Wykazanie efektu zachęty PFRON — metodyka

Jako pracodawca, który chce uzyskać dofinansowanie do wynagrodzeń swoich pracowników z orzeczeniem z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) musisz wykazać efekt zachęty. Istnieją dwa główne sposoby, aby potwierdzić, że zatrudniłeś niepełnosprawnych przy założeniu, że uzyskasz wsparcie z zewnątrz. Możesz to udowodnić:

• metodą ilościową
• oraz metodą jakościową.

Każdą z nich obliczysz w inny sposób.

Zastosowanie metody ilościowej

Efekt zachęty metodą w ilościową wykażesz, jeżeli udowodnisz, że zatrudnienie nowego pracownika z niepełnosprawnością w spowodowało wzrost liczby wszystkich zatrudnionych w całej firmie stosunku do średniego zatrudnienia w poprzedzających 12 miesiącach.

Przykład zastosowania metody ilościowej
Jeśli zatrudniłeś osobę niepełnosprawną w marcu 2023 r. i w związku z tym, ogólne zatrudnienie w twojej firmie, w tym miesiącu wzrosło w stosunku do ogółu zatrudnienia z okresu od marca 2022 do lutego 2023 r., wykażesz efekt zachęty metodą ilościową.

Zastosowanie metody jakościowej

Drugą metodą, którą możesz się posłużyć, jest metoda jakościowa. Stosujesz ją wtedy, gdy zastępujesz pracownika, który np. odszedł z firmy albo jego umowa o pracę wygasła. Inaczej mówiąc, zatrudniasz osoby z niepełnosprawnością na zwolniony wakat. Wakat ten może wynikać także ze zmniejszenia wymiaru etatu, o który zawnioskował pracownik zatrudniony dotychczas na pełen etat.

PFRON uznaje następujące przyczyny rozwiązania umowy z dotychczasowym pracownikiem:

• porozumienie stron,
• wypowiedzenie umowy przez pracownika,
• upływ ważności umowy o pracę,
• przejście pracownika na rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• zakończenie pracy, dla której umowa była zawarta.

Wykazanie efektu zachęty odpowiednią metodą to kluczowy element przy ubieganiu się o dofinansowanie od PFRON. Dowodzi, że wsparcie rzeczywiście skłoniło pracodawcę do zatrudnienia dodatkowych osób niepełnosprawnych i wzmocnienia ich pozycji na rynku pracy.

Jak ustalić efekt zachęty? Kogo nie wlicza się do stanu zatrudnienia?

Wyliczając efekt zachęty dla Twojej firmy, musisz pominąć niektórych pracowników. Kogo nie możesz wliczyć do obecnego stanu zatrudnienia?

• Praktykanci
  uczestniczący w praktykach, chyba że są zatrudnieni na umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego.
• Studenci
  odbywający praktyki na podstawie umów o szkoleniu zawodowym.
• Urlopy rodzicielskie
  osób na urlopach: macierzyńskim, ojcowskim czy wychowawczym.
• Urlopy bezpłatne
  pracownicy, którzy tymczasowo nie pracują, ale widnieją w wykazie pracowników.
• Świadczenia rehabilitacyjne
  osób, które wyłączone są czasowo z powodów zdrowotnych z pracy i pobierają zasiłek rehabilitacyjny.

Efekt zachęty w miesiącu zatrudnienia pracownika niepełnosprawnego

Musisz wykazać efekt zachęty, gdy dofinansowanie wynagrodzeń PFRON stanowi dla ciebie pomoc publiczną. Bez problemu wykażesz go, gdy w momencie rekrutacji będziesz wiedział o niepełnosprawności potencjalnego pracownika.

Musisz zatem posiadać odpowiedni dokument potwierdzający niepełnosprawne zatrudnianego najpóźniej w chwili zawierania umowy. Pracownik powinien dostarczyć ci:

• orzeczenie o niepełnosprawności,
• decyzję o przyznaniu renty,
• orzeczenie wydane na terenie innych krajów,
• oświadczenie pracownika o niepełnosprawności (właściwy dokument dostarczyć może w terminie późniejszym).

Co, jeśli nie otrzymasz orzeczenia z dniem zatrudnienia? 

Jeśli pracownik nie dostarczy ci odpowiednich dokumentów w dniu umowy, efekt zachęty ustalisz dopiero od dnia, w którym je otrzymasz.

Przykład
Zatrudniłeś nowego pracownika z niepełnosprawnością 20.01.2024 r. Orzeczenie o stopniu niepełnosprawności otrzymałeś dopiero 20.03.2024 r. Możesz wystąpić o dofinansowanie do wynagrodzenia tego zatrudnionego z dniem 20.03.2024 r. Efekt zachęty badasz jednak na miesiąc zatrudnienia tego pracownika, czyli styczeń 2024 r.

Jak wykazać efekt zachęty? 

Musisz to zrobić tylko raz – w miesiącu, kiedy zatrudniasz osobę z niepełnosprawnością. Efekt zachęty oblicz się metodą ilościową lub jakościową. W ten sposób udowodnij, że dofinansowanie PFRON wynagrodzenia ma wpływ na zatrudnienie pracownika z dysfunkcją. Do dokumentacji dołącz orzeczenie o niepełnosprawności.

Utrata efektu zachęty. Kiedy efekt zachęty przestaje obowiązywać? 

Wykazany przez ciebie efekt zachęty jest ważny do momentu, gdy pracownik zachowuje niepełnosprawność i pracuje W Twojej firmie. Może wygasnąć w dwóch przypadkach:

• Przerwanie ciągłości zatrudnienia
  Jeśli zatrudnisz pracownika niepełnosprawnego ponownie, musisz obliczyć efekt zachęty na nowo.
• Utrata statusu osoby niepełnosprawnej
  Aby efekt zachęty trwał, pracownik musi przedłożyć kolejne aktualne orzeczenie o niepełnosprawności.

Efekt zachęty. Jak wypełnić wniosek?

Podczas wypełniania wniosku o dofinansowanie, powinieneś prawidłowo zaznaczyć informacje o efekcie zachęty. W formularzu WN-D zwróć uwagę głównie na punkt 9, gdzie potwierdzasz, czy prowadzisz działalność gospodarczą.

W dokumentacji miesięcznej INF-D-P z kolei uzupełnij odpowiednie pozycje:

• poz. 46 – potwierdź, że otrzymane dofinansowanie traktujesz jako pomoc publiczną,
• poz. 47 – zaznacz, że jesteś przedsiębiorcą,
• poz. 48 – wskaż, że spełniasz efekt zachęty.

Pamiętaj, jeśli nie prowadzisz działalności gospodarczej, nie musisz wykazywać efektu zachęty, by ubiegać się o wsparcie finansowe.

Kalkulator efektu zachęty – pomoc w obliczeniach PFRON

Przygotowując wniosek o dofinansowanie z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, z pewnością przyda Ci się narzędzie, które uprości proces wyliczania ewentualnego wsparcia finansowego. Użyteczny kalkulator efektu zachęty może okazać się niezwykle pomocny w naliczaniu wymaganego dofinansowania dla nowozatrudnionych osób z niepełnosprawnościami. Kalkulator opiera się na metodzie ilościowej.

Podsumowanie. Efekt zachęty od A do Z. Poradnik pracodawcy

Potrzebujesz wsparcia przy zatrudnianiu osób niepełnosprawnych?

Przepisy pozwalają Ci ubiegać się o dofinansowanie, ale wymagają wykazania tzw. efektu zachęty. Stanowi on potwierdzenie, że wsparcie finansowe do wynagrodzeń z PFRON faktycznie przyczyni się do zwiększenia zatrudnienia osób niepełnosprawnych w twojej firmie.

Chcesz skorzystać z dofinansowania PFRON wynagrodzeń?

Sprawdź, czy zatrudnienie nowej osoby z niepełnosprawnością spowodowało realny wzrost liczby pracowników. Wystarczy porównać aktualne zatrudnienie ze średnią z ostatnich 12 miesięcy. Możesz też sprawdzić, czy zatrudniłeś pracownika z niepełnosprawnością na zwolniony wakat.