Zwrot dofinansowań PFRON. Co, gdy Fundusz wezwie do zwrotu?

Dofinansowania wynagrodzeń z PFRON stanowią istotny aspekt dla przedsiębiorców zatrudniających osoby niepełnosprawne. Gdy Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych wezwie do zwrotu niewłaściwie wykorzystanych środków, niesie to ze sobą poważne konsekwencje. Kontrole prowadzone przez PFRON mogą wykrywać nieprawidłowości w zakresie wykorzystania przyznanych dofinansowań, co zmusza pracodawców do zwrócenia środków wraz z odsetkami.

Nasz artykuł „Zwrot dofinansowań PFRON. Co, gdy Fundusz wezwie do zwrotu?” pozwala zrozumieć przyczyny, dla których PFRON żąda oddania środków. Dla pracodawcy kluczowa jest świadomość powodów oraz zasad zwrotu dofinansowań PFRON. Chcemy pomóc przedsiębiorcom w uniknięciu sytuacji, w których wskutek zwrotu niewłaściwie wykorzystanych środków ich firmie grozą kłopoty finansowe.

Z jakiego powodu Fundusz wzywa o zwrot dofinansowań PFRON?

PFRON, czyli Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, może zażądać zwrotu dofinansowania udzielonego pracodawcom na wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych. Sytuacja taka ma miejsce, gdy w wyniku kontroli, przeprowadzonej przez odpowiednie organy, wykryte zostaną nieprawidłowości w wykorzystaniu przyznanych środków.

Oznacza to, że po analizie danych zawartych we wnioskach lub informacji zdobytych podczas kontroli, stwierdzone mogą być błędy lub niezgodności, które skutkują koniecznością zwrotu przyznanych środków finansowych wraz z naliczonymi odsetkami.

Wysyłane do przedsiębiorców wezwania zawierają szczegóły dotyczące stwierdzonych uchybień, rodzaju zauważonych nieprawidłowości, konieczności dokonania korekt w odpowiednich systemach (SODiR), a także określenie kwoty do zwrotu wraz z odsetkami, liczonymi od dnia otrzymania dofinansowania do dnia jego zwrotu.

Jakie są przyczyny zwrotu dofinansowania do wynagrodzenia?

Główną przyczyną, dla której Fundusz może zażądać zwrotu dofinansowania, jest nieprzestrzeganie terminów związanych z pokryciem kosztów płac pracowników niepełnosprawnych, które obejmują: wynagrodzenie brutto, premie, nagrody, dodatki, obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe), składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, czy zaliczki na podatek od wynagrodzenia pracownika.

Należy zaznaczyć, że składki na Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych nie są wliczane do kosztów płacy dla celów obliczania dofinansowania.

Inne przyczyny, które mogą skłonić PFRON do zażądania zwrotu, to:

• Nieaktualność orzeczenia o stopniu niepełnosprawności pracownika.
• Niewłaściwie wyliczony lub oceniony efekt zachęty. Obliczając efekt zachęty, kluczowe jest skupienie na konkretnym przedsiębiorstwie i jego pracownikach, bez łączenia danych z firm powiązanych kapitałowo lub osobowo.
• Zadłużenie wobec PFRON przekraczające 100 zł.
• Wypłata wynagrodzeń osobom niepełnosprawnym z publicznych środków finansowych.
• Wypłacanie pensji „do ręki” – poza oficjalnym systemem bankowym lub przez nieupoważnionego pośrednika.
• Wnioskowanie o dofinansowanie na wynagrodzenie dla emerytów z lekkim lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności,
• Złożenie wniosku o dofinansowanie przed faktycznym wypłaceniem wynagrodzeń.

Rola opóźnienia w opłacaniu składek ZUS w procedurze zwrotu PFRON

Zgodnie z Ustawą o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych, dofinansowanie nie jest przyznawane, jeśli pracodawca spóźni się z pokryciem miesięcznych kosztów płacy pracownika o ponad 14 dni. Jakiekolwiek opóźnienie w uregulowaniu pełnych kosztów płacy, w tym składek, nie może przekroczyć 14 dni. Jednakże dofinansowanie może być nadal przyznane, jeżeli kwota nieopłaconych składek stanowi mniej niż 2% całkowitej sumy zadeklarowanej za dany okres sprawozdawczy. Opóźnienie w opłaceniu składek do 14 dni skutkuje naliczeniem odsetek, ale nie pozbawia prawa do dofinansowania.

PFRON ma prawo do bezpłatnego dostępu do danych zgromadzonych przez ZUS. Może kontrolować, czy składki są opłacane terminowo przez 10 lat.

Procedura zwrotu dofinansowania wynagrodzeń do PFRON

Procedura zwrotu dofinansowania z PFRON rozpoczyna się, gdy Fundusz wyśle wezwanie do zwrotu nadpłaconych środków. W wezwaniu tym określona jest kwota do zwrotu oraz podstawa prawna żądania. Po otrzymaniu takiego wezwania przedsiębiorca ma 3 miesiące na zwrot środków.

W okresie tego trzymiesięcznego terminu pracodawca, ma możliwość przesłania do PFRON pisemnych wyjaśnień i dokumentacji, które mogą obalić zarzuty Funduszu. Jeżeli po upływie tego czasu nie zwróci dofinansowania ani nie odpowie na wezwanie, PFRON rozpoczyna postępowanie administracyjne. W trakcie tego postępowania pracodawca otrzymuje możliwość zapoznania się z materiałem dowodowym zgromadzonym przez Fundusz oraz przedstawienia własnych dowodów i argumentów, które mogą wpłynąć na obniżenie kwoty zwrotu lub stwierdzenie, że do nieprawidłowości nie doszło.

Zwrot dofinansowań PFRON a odwołanie

Na zakończenie postępowania administracyjnego, pracodawca otrzymuje pisemną decyzję o konieczności zwrotu środków. Od tej decyzji może się odwołać na dwa sposoby:

1. Złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do Prezesa Zarządu PFRON w ciągu 14 dni.
2. Wnieść skargę do sądu za pośrednictwem Prezesa Zarządu PFRON w ciągu 30 dni.

Jeśli odwołanie nie zostanie złożone, decyzja nakazująca zwrot dofinansowań PFRON staje się ostateczna i prawomocna.

Czy jest możliwe rozłożenie na raty zwrotu dofinansowania lub jego umorzenie?

Pracodawcy, stając przed koniecznością zwrotu całego dofinansowania z PFRON, często ubiegają się o rozłożenie płatności na raty. Ta opcja nie zawsze kończy się dla nich sukcesem, ale ich motywacja jest zrozumiała. Wielu przedsiębiorców nie jest w stanie zwrócić jednorazowo kwot rzędu kilku milionów złotych, co mogłoby zagrozić upadłością firmy i utratą miejsc pracy dla niepełnosprawnych pracowników.

W odpowiedzi na takie sytuacje, w Ustawie z 27 sierpnia 1997 r. o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1172 ze zm.) wprowadzono art. 49f, który umożliwia pracodawcom dwa rozwiązania:

1. Umorzenie całkowite lub częściowe odsetek od nieprawidłowo pobranych dofinansowań, pod warunkiem że główna kwota zobowiązania zostanie spłacona w ciągu 3 miesięcy od dnia otrzymania wezwania do zapłaty, lub jeśli pracodawca ujawni okoliczności prowadzące do zwrotu środków.
2. Rozłożenie zwrotu dofinansowania na raty lub odroczenie terminu płatności.

Pracodawca może skorzystać z tej możliwości tylko raz, a maksymalny okres spłaty nie może przekroczyć 10 lat. PFRON stosuje surowe zasady, w przypadku opóźnienia w spłacie jakiejkolwiek raty, umowa zostaje rozwiązana, a cała kwota staje się natychmiast wymagalna.

Powody umorzenia kosztów lub rozłożenia na raty zwrotu PFRON

Aby PFRON zdecydował się na rozłożenie zwrotu dofinansowania na raty, istotne są przekonujące argumenty, takie jak ważny interes pracodawcy, interes publiczny, względy społeczne, ekonomiczne lub inne znaczące przyczyny. Te przyczyny muszą być odpowiednio udokumentowane przez przedsiębiorcę.

Przy ubieganiu się o taką ulgę, pracodawca powinien być ostrożny, aby prezentowana sytuacja ekonomiczna firmy nie była interpretowana jako „trudna sytuacja” w myśl Ustawy o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych, co mogłoby skutkować zawieszeniem bieżących dofinansowań.

W przypadku otrzymania od PFRON odmowy rozłożenia zwrotu na raty z powodu braku prawomocnej decyzji o zwrocie pracodawca ma prawo do ponownego wnioskowania o raty, ale dopiero po ustaleniu ostatecznej kwoty należności.

Czy przedawniają się roszczenia zwrotu dofinansowania z PFRON?

Pomoc publiczna, w tym dofinansowanie z PFRON, podlega przedawnieniu, lecz okres przedawnienia może różnić się w zależności od interpretacji prawa. Ogólnie rzecz biorąc, roszczenia o zwrot takiego wsparcia przedawniają się po 10 latach. Jednak Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie orzekł, że w przypadku nienależnie wypłaconych dofinansowań PFRON, termin przedawnienia wynosi 5 lat.

Kwestia ustalenia daty początkowej dla biegu przedawnienia może być skomplikowana, ponieważ można rozważyć trzy różne daty:

1. Ostatni dzień okresu sprawozdawczego, czyli miesiąca, w którym pracownik niepełnosprawny był zatrudniony,
2. Dzień złożenia wniosku o dofinansowanie, co zazwyczaj przypada do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu zatrudnienia,
3. Dzień wpłynięcia środków na konto bankowe pracodawcy.

Według interpretacji Sądu, za datę przyznania pomocy i początek biegu terminu przedawnienia uznaje się ostatni dzień okresu sprawozdawczego.

To oznacza, że w roku 2020, PFRON nie ma podstaw prawnych do żądania zwrotu dofinansowania, które zostało otrzymane w roku 2009. Mimo to, zdarzają się sytuacje, gdy Fundusz występuje z żądaniem zwrotu za okres już przedawniony. W takich przypadkach zalecane jest odwołanie się od decyzji Funduszu, powołując się na przedawnienie roszczeń.

Przedawnienie a postępowanie administracyjne o zwrot dofinansowań PFRON

Kwestia przedawnienia roszczeń o zwrot dofinansowania z PFRON jest skomplikowana, a prawo do żądania takiego zwrotu przez Fundusz wygasa po 5 latach od momentu, kiedy zobowiązanie się narodziło. Powstaje jednak pytanie, czy procedura administracyjna już rozpoczęta może wstrzymać bieg terminu przedawnienia?

Odpowiedź brzmi: jeśli od momentu powstania zobowiązania minęło 5 lat, PFRON nie ma prawnego podstawy, by żądać zwrotu dofinansowania.

W jaki sposób zwrócić nienależne dofinansowanie PFRON z odsetkami?

Zwrot nienależnie otrzymanego dofinansowania z PFRON wraz z odsetkami należy dokonać na konto Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK), którego numer to 66 1130 1017 0019 9361 9020 0041. W opisie przelewu koniecznie trzeba zawrzeć numer sprawy PFRON, okres, za który dokonuje się zwrotu według systemu SODiR, oraz noty odsetkowe.

Przed dokonaniem przelewu, przedsiębiorca powinien również złożyć skorygowany wniosek za okres sprawozdawczy, którego dotyczy zwrot dofinansowań PFRON, aby wszystkie dane były spójne i zgodne z wymogami Funduszu.

Jak wyliczyć odsetki do zwrotu PFRON?

Aby prawidłowo obliczyć odsetki za nienależnie otrzymane dofinansowanie PFRON, pracodawca powinien stosować tę samą metodę, co przy naliczaniu odsetek za zaległości podatkowe. Należy uwzględnić okres od dnia, w którym dofinansowanie zostało otrzymane, aż do dnia jego zwrotu.

Zwrot dofinansowań PFRON a liczenie odsetek po umorzeniu

W przypadku, gdy przedsiębiorca złoży wniosek o umorzenie odsetek i otrzyma na niego pozytywną decyzję, odsetki za zwłokę zostaną naliczone jedynie do dnia wydania tej decyzji. To oznacza, że po tej dacie odsetki przestają być naliczane, co może znacząco obniżyć kwotę do zwrotu.

Podsumowanie artykułu: Zwrot dofinansowań PFRON

Podsumowując, ważne jest, aby przedsiębiorcy zgłębiali zasady przyznawania dofinansowań z PFRON oraz możliwości, jakie oferują te środki na wsparcie zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Zrozumienie tych zasad może pomóc w uniknięciu błędów i nieprawidłowości, które skutkują żądaniem zwrotu dofinansowania. Biorąc pod uwagę fakt, że PFRON może żądać zwrotu nienależnie otrzymanych środków nawet po pięciu latach, przedsiębiorcy powinni również dbać o terminowe i prawidłowe dokumentowanie wszystkich transakcji związanych z tymi środkami.

Równie ważne jest zrozumienie, że wszczęcie procedur administracyjnych przez PFRON nie zatrzymuje biegu przedawnienia roszczeń o zwrot dofinansowania. Przedsiębiorcy powinni być świadomi swoich praw do odwołania i możliwości korzystania z różnych form odroczenia płatności, co może być kluczowe w zarządzaniu płynnością finansową firmy. Wiedza ta pozwala na lepsze planowanie i minimalizowanie ryzyka finansowego związanego z zobowiązaniami wobec PFRON.