Jak prawidłowo prowadzić ewidencję za pomocą kasy fiskalnej w taksówce?

Prowadzenie taksówki to nie tylko jazda po mieście i przewożenie pasażerów. Taksówkarze muszą również pamiętać o obowiązkach związanych z kasą fiskalną, która jest nieodłącznym elementem ich codziennej pracy. Jaka kasa jest wymagana w taksówce? Jak ją prawidłowo obsługiwać, aby wszystko przebiegało zgodnie z przepisami? W tym artykule krok po kroku wyjaśnimy, jaka kasa fiskalna jest konieczna w taksówce oraz jakie obowiązki związane z ewidencją sprzedaży czekają na taksówkarzy.

Czy taksówkarze muszą mieć kasę fiskalną?

W Polsce obowiązek korzystania z kasy fiskalnej dotyczy niemal wszystkich przedsiębiorców. Według ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535) każda sprzedaż na rzecz klienta, który nie prowadzi działalności gospodarczej ani nie jest rolnikiem ryczałtowym, musi być zarejestrowana za pomocą kasy fiskalnej. Choć niektóre branże mogą korzystać z pewnych zwolnień, taksówkarze nie mają takiej możliwości. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 2605) mówi, że przedsiębiorcy z rocznym obrotem poniżej 20 000 zł mogą być zwolnieni z tego obowiązku. Wyjątkiem są jednakże m.in. kierowcy taksówek, którzy muszą wystawiać paragony fiskalne niezależnie od osiąganych dochodów.

Jaka kasa fiskalna jest konieczna dla taksówkarzy?

Taksówkarze muszą korzystać z kas fiskalnych o zastosowaniu specjalnym, dostosowanych do specyfiki ich pracy. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 816) precyzuje, że kasy fiskalne do taxi muszą spełniać szczególne wymagania techniczne, takie jak odpowiednia konstrukcja i program pracy. Oznacza to, że nie każda kasa fiskalna dostępna na rynku będzie odpowiednia. Urządzenia te muszą posiadać specjalne funkcje, które umożliwiają dostosowanie ich pracy do potrzeb taksówkarzy. Przykładem takich funkcji jest możliwość anulowania paragonu, co jest niezbędne w sytuacji, gdy kurs obejmuje jedynie postój trwający do 20 minut, a pasażer rezygnuje z przejazdu.

Kasa fiskalna musi współpracować z taksometrem

Kolejnym istotnym wymogiem jest konieczność współpracy kasy fiskalnej z taksometrem. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 1753), kasa fiskalna do taksówki musi być zintegrowana z taksometrem. Może to odbywać się na dwa sposoby. Pierwszy z nich polega na użyciu kaso-taksometru, czyli urządzenia, które łączy w sobie funkcje kasy fiskalnej i taksometru w jednej obudowie. To rozwiązanie jest bardzo wygodne, ponieważ upraszcza obsługę i minimalizuje ryzyko błędów.

Druga opcja to zastosowanie dwóch oddzielnych urządzeń – kasy fiskalnej i taksometru, które są połączone ze sobą poprzez specjalne złącze zabezpieczone przed ingerencją. To złącze musi być odpowiednio chronione, aby zapobiec manipulacjom ze strony użytkownika lub osób trzecich. Wybór między tymi opcjami zależy od preferencji kierowcy, ale oba rozwiązania muszą spełniać normy prawne, co gwarantuje ich poprawne działanie i zgodność z przepisami.

Kasa fiskalna online w taksówce – nowy standard

Od początku lipca 2021 roku wszyscy taksówkarze są zobowiązani do korzystania z kasy fiskalnej online. Jest to nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia przesyłanie kopii paragonów fiskalnych bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas, zarządzanego przez Krajową Administrację Skarbową. Dzięki temu nadzorowanie ewidencji sprzedaży jest możliwe na bieżąco, bez potrzeby fizycznej kontroli w pojeździe.

Aby kasa mogła działać poprawnie, musi być wyposażona w moduł komunikacji z internetem. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest połączenie GPRS, realizowane za pomocą karty SIM umieszczonej w urządzeniu. Warto zadbać o stabilne połączenie internetowe, aby uniknąć problemów z przesyłaniem danych. Kasy fiskalne do taksówek muszą być również mobilne, co oznacza, że powinny mieć wymienną baterię lub akumulator. To istotne, gdyż w samochodzie trudno jest korzystać z urządzeń wymagających stałego zasilania sieciowego.

O czym pamiętać, korzystając z kasy fiskalnej w taksówce?

Korzystanie z kasy fiskalnej to nie tylko wystawianie paragonów dla klientów. Każdy taksówkarz musi pamiętać o codziennym generowaniu raportów dobowych, które dokumentują sprzedaż z danego dnia. Ponadto, na koniec każdego miesiąca konieczne jest wygenerowanie raportu miesięcznego. 

Warto pamiętać, że raport dobowy jest niezbędny, aby rozpocząć ewidencję sprzedaży kolejnego dnia – użytkownicy kasy fiskalnej zazwyczaj wykonują go machinalnie. Natomiast o raporcie miesięcznym łatwiej zapomnieć, jest bowiem emitowany dużo rzadziej. Jego brak może wiązać się z karą ze strony Urzędu Skarbowego, dlatego warto ustawić sobie przypomnienie o wykonaniu raportu miesięcznego np. w swoim telefonie.

Stałe połączenie z internetem jest również istotne, gdyż umożliwia bieżące przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. W przypadku problemów z połączeniem kierowca powinien niezwłocznie rozwiązać problem, aby uniknąć przerw w ewidencjonowaniu sprzedaży. Warto również regularnie aktualizować oprogramowanie kasy fiskalnej, co zapewnia zgodność urządzenia z najnowszymi wymaganiami prawnymi i technicznymi.